Anleitung für Betriebe
Overflow-Modus
Ihr Telefon klingelt wie immer. Erst wenn niemand abnimmt, springt der KI-Assistent ein und nimmt den Termin auf. Sie geben Ihr Telefon nicht ab — Sie bekommen ein Netz darunter.
Was sich für Sie ändert
Ihre Nummer bleibt
Kein Umzug, keine Portierung, keine neuen Visitenkarten.
Sie behalten den Vortritt
Wer im Betrieb abnimmt, führt das Gespräch. Die KI kommt nur zum Zug, wenn sonst der Anrufbeantworter käme.
Weniger Minuten
Abgerechnet wird nur, was der Assistent wirklich annimmt. In der Praxis ein Bruchteil Ihrer Anrufe.
In drei Schritten eingerichtet
Shibo-Nummer bereitlegen
Sie steht in Ihrem Dashboard unter Einstellungen. Das ist das Ziel der Umleitung — nicht Ihre eigene Nummer.
Rufumleitung bei Nichtmelden einschalten
In Ihrer Telefonanlage oder beim Anbieter. Wichtig: nicht die dauerhafte Umleitung, sonst klingelt Ihr Telefon gar nicht mehr. Verzögerung 15 bis 20 Sekunden, etwa vier Klingelzeichen — kürzer wirkt hektisch, länger legen Anrufer auf.
Einmal selbst anrufen
Von einem Handy, das nicht zum Betrieb gehört. Nicht abnehmen, warten, bis der Assistent sich meldet. Danach die Prüfpunkte unten durchgehen.
Wo Sie das einstellen
Die Bezeichnungen wechseln mit jedem Update. Suchen Sie nach dem Wort Rufumleitung und dann nach der Bedingung bei Nichtmelden. Wenn Sie es nicht finden: melden Sie sich, wir machen es gemeinsam.
FRITZ!Box
Telefonie → Rufbehandlung → Rufumleitung → Neue Rufumleitung
Bedingung „wenn nicht angenommen nach …" wählen, Verzögerung auf 15 Sekunden, als Ziel Ihre Shibo-Nummer eintragen.
Telekom, Vodafone, 1&1
Kundencenter → Telefonie → Rufumleitung / Erreichbarkeit
Dort „bei Nichtmelden" oder „verzögert" wählen. Bei Festnetzanschlüssen mit eigenem Router läuft es meist über den Router, nicht über das Kundencenter.
Cloud-Anlage
Sipgate, Placetel, 3CX, Fonial …
Meist unter „Rufverteilung", „Follow-Me" oder „Fallback-Ziel". Die Shibo-Nummer als letztes Ziel der Kette eintragen.
Mobiltelefon
**61*IHRE-SHIBO-NUMMER*11*20#
Als Rufnummer wählen und anrufen — das schaltet die Umleitung nach 20 Sekunden ein. Abschalten mit ##61#. Die Codes unterscheiden sich je Anbieter, im Zweifel dort erfragen.
Der Testanruf ist Pflicht — hier der Grund
Manche Telefonanlagen ersetzen bei einer Umleitung die Nummer des Anrufers durch Ihre eigene. Für den Assistenten sieht dann jeder Anruf gleich aus.
Das ist kein Schönheitsfehler: Der Assistent erlaubt Absagen nur der Rufnummer, die den Termin gebucht hat. Kommt bei jedem Anruf dieselbe Nummer an, könnte sonst jemand einen fremden Termin absagen. In diesem Fall schalten wir die Absage per Telefon für Sie ab — der Assistent nimmt Termine weiter an und leitet Absagen an Sie weiter.
Prüfen lässt sich das nur mit einem echten Anruf über Ihre Anlage.
Prüfpunkte zum Testanruf
Der vierte Punkt ist der entscheidende.
- Mein Telefon hat zuerst geklingelt, die Umleitung kam erst danach.
- Der Assistent hat sich gemeldet und gesagt, dass er ein KI-Assistent ist.
- Ich habe einen Testtermin gebucht und er ist im Dashboard angekommen.
- Im Dashboard steht bei diesem Testtermin die Nummer, von der ich angerufen habe — nicht meine Betriebsnummer.
- Wenn jemand im Betrieb abnimmt, bleibt der Assistent still.
Der Assistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass er ein KI-Assistent ist, und weist darauf hin, dass nicht aufgezeichnet wird. Gesprächsinhalte werden nicht gespeichert — Einzelheiten in der Datenschutzerklärung. Fragen zur Einrichtung: webmaster@shibo-call.de