Datenschutzerklärung

A. Verantwortliche Stelle

Shibo Call
Inh. Nikita Ursulian
Höhenweg 2
84066 Mallersdorf-Pfaffenberg
Deutschland
E-Mail: webmaster@shibo-call.de

B. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer KI-Telefonie-Leistungen erforderlich ist.

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen.

C. Hosting (Cloudflare & Render)

Unsere Website wird über Cloudflare Pages (USA) bereitgestellt und durch Cloudflares CDN sowie Sicherheitsdienste geschützt. Das Backend läuft bei Render (USA). Mit beiden Anbietern bestehen AVV inkl. EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

C2. Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Website und bei jeder Anfrage an unsere Schnittstelle verarbeiten unsere Dienstleister technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browsertyp und Statuscode. Sie dienen dem Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Protokolle werden von den Anbietern nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Zusätzlich protokollieren wir administrative Zugriffe auf Kundenkonten (Zeitpunkt, handelndes Konto, Art der Änderung, IP-Adresse) zur Erfüllung unserer Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Betroffen sind ausschließlich unsere eigenen Administratorkonten, nicht Anrufer. Speicherdauer: 12 Monate. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Um Anmeldeversuche und Aufrufe unserer Schnittstelle zu begrenzen und damit das Durchprobieren von Passwörtern zu verhindern, speichern wir kurzzeitig Zählerstände zu einer IP-Adresse beziehungsweise zu einer Prüfsumme der E-Mail-Adresse. Diese Einträge werden mit dem Ende des jeweiligen Zeitfensters automatisch gelöscht, spätestens nach einer Stunde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. Art. 32 DSGVO.

C3. Zwei-Faktor-Anmeldung

Für Konten in unserem Dashboard bieten wir eine Zwei-Faktor-Anmeldung an. Sie ist freiwillig und lässt sich jederzeit wieder abschalten. Wird sie eingeschaltet, speichern wir dazu ein verschlüsseltes Geheimnis (AES-256-GCM) für die Erzeugung der Einmalcodes, Prüfsummen von zehn Ersatzcodes, den Zeitpunkt der Aktivierung sowie den zuletzt verwendeten Zeitzähler, damit derselbe Code nicht zweimal gilt.

Die Einmalcodes werden nach dem offenen Verfahren TOTP (RFC 6238) auf Ihrem eigenen Gerät erzeugt. Es ist kein externer Anmeldedienst beteiligt; die Daten verlassen unsere Datenbank nicht. Das Geheimnis wird Ihnen einmalig bei der Einrichtung angezeigt und danach nicht wieder herausgegeben.

Beim Abschalten und beim Löschen des Kontos werden diese Daten vollständig entfernt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).

D. Datenbank (MongoDB)

Account- und Buchungsdaten werden bei MongoDB Atlas gespeichert. Es besteht ein AVV inkl. EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

E. Anrufverarbeitung (Twilio)

Für Telefonnummern und Anrufverarbeitung nutzen wir Twilio (USA). Verbindungsdaten und Audiostreams werden zur Vertragserfüllung verarbeitet. Mit Twilio besteht ein AVV inkl. EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

F. Sprachsynthese (ElevenLabs)

Zur Sprachein- und -ausgabe während des Telefonats wird der Audiostream in Echtzeit an ElevenLabs übermittelt. Eine Audioaufzeichnung findet nicht statt. Es besteht ein AVV inkl. EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

G. Speicherdauer & automatisierte Entscheidungsfindung bei Anrufdaten

Wir zeichnen Telefonate nicht auf und speichern keine Gesprächsinhalte. Es werden weder Tonaufnahmen noch Transkripte, Zusammenfassungen oder Stimmungsanalysen gespeichert. Eine KI-Auswertung von Gesprächsinhalten findet nicht statt.

Gespeichert werden ausschließlich:

• Termindaten, die Sie im Gespräch ausdrücklich angeben (Name, Rufnummer, Datum, Uhrzeit) – zur Durchführung des Termins. Diese werden nach 90 Tagen automatisiert anonymisiert.
• Anwesenheitsstatus des Termins (wahrgenommen, nicht wahrgenommen, nicht bewertet). Dieser Wert wird ausschließlich vom angerufenen Betrieb im Dashboard gesetzt, nicht vom KI-Assistenten, und dient der Terminverwaltung. Er wird mit dem Termin gelöscht bzw. anonymisiert. Eine Bewertung oder Auswahl von Anrufern auf dieser Grundlage findet nicht statt.
• Eine technische Zuordnung des laufenden Anrufs – Ihre Rufnummer, eine Anrufkennung und die Kennung des angerufenen Betriebs. Sie stellt sicher, dass ein Termin nur im Kalender des tatsächlich angerufenen Betriebs angelegt werden kann, und begrenzt die Zahl der Anrufe je Rufnummer, um Missbrauch zu unterbinden (Art. 32 DSGVO, Sicherheit der Verarbeitung). Dieser Eintrag wird automatisch nach zwei Stunden gelöscht, unabhängig davon, ob ein Termin zustande kam. Rufen Sie mit unterdrückter Rufnummer an, wird keine Nummer gespeichert.
• Einen Rückrufwunsch, wenn der Assistent Ihr Anliegen nicht abschließen kann und Sie einen Rückruf wünschen. Gespeichert werden dazu Ihre Rufnummer, Ihr Name, sofern Sie ihn nennen, der Zeitpunkt sowie eine von vier festen Anlasskategorien (Terminwunsch, Preisauskunft, Reklamation, Sonstiges). Diese Kategorie bezeichnet den Anlass in einem Wort; der Inhalt Ihres Gesprächs wird auch hier nicht gespeichert, es gibt kein Freitextfeld dazu. Der Eintrag wird nach 90 Tagen automatisch vollständig gelöscht und kann vom angerufenen Betrieb jederzeit vorher entfernt werden. Ohne Rufnummer entsteht kein Eintrag.
• Anonyme Statistikwerte pro Tag (Anzahl der Anrufe, Gesamtdauer in Sekunden) – ohne Personenbezug, ausschließlich zur Abrechnung und zur Anzeige im Kundendashboard.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Assistent nimmt lediglich Terminwünsche entgegen; auf Wunsch werden Sie jederzeit an einen Menschen weitergeleitet.

G2. Rolle bei Anrufen unserer Geschäftskunden

Wenn Sie bei einem Unternehmen anrufen, das Shibo Call einsetzt, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir handeln insoweit ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeiten die Daten nur nach dessen Weisung. Betroffenenrechte machen Sie bitte gegenüber dem angerufenen Unternehmen geltend; wir unterstützen dieses dabei. Für unsere Website und die Konten unserer Geschäftskunden sind wir selbst Verantwortlicher.

G3. E-Mail-Versand (Resend)

Systemnachrichten wie Passwort-Zurücksetzungen versenden wir über Resend. Verarbeitet werden dabei E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt. Es besteht ein AVV inkl. EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

G4. Hinweis auf KI-Einsatz

Am Telefon spricht ein KI-Assistent. Darauf werden Sie zu Beginn jedes Gesprächs hingewiesen (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Auf Wunsch werden Sie jederzeit an eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter weitergeleitet.

G5. Demo-Anfragen über die Website

Wenn Sie das Formular „Demo anfragen“ nutzen, verarbeiten wir die dort eingegebenen Angaben (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Der Versand an unser Postfach erfolgt über Resend (siehe G3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zur Vertragsanbahnung, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Anfrage, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, spätestens nach zwölf Monaten. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

H. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Zahlungen werden über Stripe (Irland) abgewickelt. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten eigenverantwortlich. Ein AVV ist vorhanden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

I. Kalender-Integration (Google)

Bei freiwilliger Verknüpfung Ihres Google Kalenders speichern wir ein Authentifizierungs-Token für automatische Terminbuchungen. Das Token wird verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Widerruf jederzeit im Dashboard möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ist der Kalender verknüpft, übermitteln wir die Termindaten — Name und Rufnummer der anrufenden Person sowie Datum und Uhrzeit — an Google (USA), damit der Termin im Kalender des Betriebs erscheint. Umgekehrt lesen wir bestehende Termine, um bereits belegte Zeiten nicht erneut zu vergeben. Mit Google besteht ein AVV inkl. EU-Standardvertragsklauseln. Verantwortlich für diese Verknüpfung ist der angerufene Betrieb; er entscheidet über ihre Einrichtung.

J. Cookies

Unsere Website setzt aktuell keine Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Technologien verwendet, soweit dies für den Betrieb der Website erforderlich ist. Sollten künftig Analyse- oder Marketing-Tools eingesetzt werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt und eine Einwilligung über ein Cookie-Consent-Tool eingeholt.

K. Ihre Rechte

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO) – zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses verarbeiten, haben Sie das jederzeitige Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen diese Verarbeitung Widerspruch mit Wirkung für die Zukunft einzulegen. Machen Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch, beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen.

Kontakt: webmaster@shibo-call.de